电子文件在线归档培训举办!电子档案管理软件归档该注意啥?

2023/7/21 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  982

最近,由海南省海口市档案馆举办的电子文件在线归档培训班,顺利开展,市属各单位档案工作人员约200人参加培训。进一步推进了电子文件在线归档工作目标的实现。


01海南省海口市电子文件归档培训内容

培训班围绕文书档案整理、电子文件归档与管理、电子文件在线归档实际操作等内容进行了专题讲解和指导。为加速落实“三合一”档案管理制度,海口市档案馆负责人表示将加强培训指导力度,不断扩大工作覆盖面,推动电子文件归档与管理工作稳步开展。

02电子档案归档该注意啥?

档案管理的“三合一”制度,是我们最近经常跟大家讲的。所谓“三合一”制度是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。

“三合一”制度颁布之后,要求各地区各部门要结合实际,紧扣科学制定档案分类方案、制定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限、编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表4项主要任务,进一步规范机关档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求,不断提升机关档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平。

1)规范化档案分类

做好电子文件在线归档,需要建立合理的文件分类和目录结构,将相似性质的电子档案归类放置,便于组织和管理。会博通电子档案管理软件,为用户提供了基础的分类框架,用户可基于业务需求,在此框架基础上进行灵活调整。


在分类调整的过程中,会博通为用户提供了较大的调整空间,档案框架的层级不限,用户可以根据业务的需求进行灵活调整。

2)理顺归档范围

我国《档案法》规定,所有机关、团体、企事业单位、个人和其他组织或个人在行政、经济、文化及社会生活中产生的各种书证、电子文件、照片、声像资料等,都属于档案,均应当进行档案管理。在归档的时候,大家需要根据国家和行业的要求对归档范围进行梳理。

会博通电子档案管理软件采用非结构化的数据管理体系,与结构化数据相比,可支持大数据量、复杂的数据格式和内容多样性的管理,为用户提供了较大的管理空间。比如会博通支持在线阅读的格式上就涵盖了符合档案管理规范的电子文件格式,包括但不限于dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。视频与音频文件也可以直接在线播放。


并且,会博通也支持最新的档号编制规则(DA/T 13-2022),支持最新的类别号定义功能,可由用户自定义档号编制规则,并可通过编制规则定义自动组卷。

3)明确档案保管期限

档案的保管期限是指档案管理机构依据国家法律、法规和规定,对档案的保管期限进行规定,即档案应当保存多长时间。一般来说,档案保管期限可分为长期、中期和短期三种。组织在进行档案管理的时候需查阅国家和行业相关资料,再结合内部业务需求,设定档案的保管期限。


在保管期限上,会博通电子档案管理软件也同样提供了灵活的设置机制。保管期限可以是几天、几周、几个月、几年、几十年、永久等,适配各种类型的档案管理要求。档案保管期限到期之后,会博通电子档案管理软件,可提醒用户进行档案注销等一系列操作,非常省心。

03写在最后

会博通拥有很强的开放性,支持从泛微、致远、蓝凌等OA系统;SAP、金蝶、用友等ERP系统;税务、银行、淘宝、京东等财务系统;微信、钉钉、云之家等即时通讯工具当中导入文件、档案、知识等相关资料。导入之后的信息,将存在预归档库当中,待档案管理人员审核后,即可正式归档。


会博通电子档案管理软件不仅在规范化档案分类、理顺归档范围、明确档案保管期限上帮助组织做好归档工作,也为用户朋友们提供了便利化的应用体验。

会博通电子档案管理软件,始于1990,多年来专注于文件、档案、知识一体化管理领域,形成了融合多场景应用的非结构化数据管理体系,能够很好地帮助组织对大数据量、复杂数据格式以及多样性的内容资料进行合规化管控。会博通致力于让文档为组织创造价值,期待与更多的合作伙伴和用户朋友们一同拓展更大的档案价值空间,释放组织效能。

 

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